7 HR zadataka koje možete automatizovati već danas

Zašto automatizacija menja ulogu HR-a, a ne samo način rada

Najveći problem HR-a danas nije znanje već vreme

HR profesionalci u regionu danas znaju šta treba da rade.Znaju kako izgleda dobar onboarding. Znaju koliko je važan feedback. Znaju da je kultura ključ zadržavanja ljudi.

Problem je što retko imaju vremena da se time bave.

Veliki deo HR energije i dalje odlazi na:

• ručne evidencije

• administrativne zahteve

• repetitivne zadatke

• ad-hoc komunikaciju

Automatizacija HR-a se često pogrešno tumači kao tehničko pitanje. U stvarnosti, ona je strateška odluka:želi li HR želi da ostane operativna podrška – ili da postane funkcija koja aktivno oblikuje organizaciju?

Šta HR automatizacija zaista znači u praksi

Automatizacija u HR-u ne znači „uvođenje sistema koji sam radi sve“.Ona znači da se procesi:

• unapred definišu,

• standardizuju,

• i odvijaju na dosledan način bez stalnog manuelnog angažovanja HR-a.

U zrelim organizacijama, automatizacija služi da:

• ukloni varijabilnost u osnovnim procesima,

• smanji greške koje nastaju zbog ljudskog faktora,

• obezbedi konzistentno iskustvo za sve zaposlene.

Drugim rečima: automatizuje se ono što mora biti uvek isto, da bi ljudi mogli da se bave onim što treba da bude različito.

Zapošljavanje: prvi HR proces koji „puca“ bez automatizacije

Zapošljavanje je često prvi proces gde se vidi da li je HR sistem održiv.

U kompanijama bez automatizacije:

• prijave kandidata stižu na različite mail adrese,

• CV-jevi se ručno sortiraju,

• komunikacija s kandidatima kasni ili izostaje,

• ne postoji jasna evidencija odluka.

Automatizacija zapošljavanja ne znači depersonalizaciju procesa. Naprotiv – ona omogućava HR-u da:

• brže reaguje,

• dosledno komunicira,

• ima pregled celog procesa,

• i sačuva kvalitet iskustva pojedniačnog kandidata čak i kada ima veliki broj prijava.

 Onboarding: gde se kultura gradi ili gubi

Onboarding je jedan od najpotcenjenijih HR procesa u Srbiji.Često se svodi na:

• prvi radni dan,

• potpisivanje raznih dokumenata,

• i neformalno „snalaženje“.

Bez automatizacije, onboarding zavisi od:

• dobre volje kolega,

• dostupnosti menadžera,

• i improvizacije.

Automatizovan onboarding omogućava da svaki novi zaposleni:

• dobije jasnu strukturu prvih nedelja,

• razume očekivanja,

• dobije prave informacije u pravo vreme.

To ne čini onboarding bezličnim već ispravnim, pravovremenim i konzistentnim.

HR administracija: neophodna, ali se ne mora raditi “peške”

HR administracija je neizbežna.Ali način na koji se radi – nije.

U mnogim organizacijama, administracija i dalje podrazumeva:

• ručno čuvanje dokumenata,

• podsetnike „iz glave“,

• traženje fajlova u mejlovima.

Automatizacija administracije donosi:

• sigurnost podataka,

• lakšu usklađenost s regulativom,

• manji stres za HR tim.

Ovo je često „nevidljiva“ vrednost automatizacije ali dugoročno jedna od najvažnijih.

Odsustva i odmori: mali proces, veliki izvor frustracije

Praćenje odsustava izgleda trivijalno, dok ne prestane da funkcioniše.

Bez automatizacije:

• zaposleni nisu sigurni koliko odmora imaju,

• menadžeri nemaju pregled dostupnosti tima,

• HR ispravlja greške u poslednjem trenutku.

Digitalni sistemi uvode red i transparentnost.Svi znaju:

• šta imaju na raspolaganju,

• šta su iskoristili,

• i ko donosi odluku.

To direktno utiče na poverenje u HR.

Interna komunikacija: automatizacija poruka, a ne odnosa

HR komunicira mnogo, ali se poruke često izgube.Mejlovi se ne čitaju. Informacije se prenose „usmeno“. Procedure ostaju nejasne.

Automatizacija interne komunikacije ne znači spam.Znači:

• da prava poruka stigne do pravih ljudi,

• u pravo vreme,

• na pravom kanalu.

Time HR postaje pouzdan izvor informacija, a ne još jedan mejl u inboxu.

Feedback i check-in procesi: od „jednom godišnje“ do stalnog dijaloga

Jedan od najvećih pomaka koje automatizacija omogućava jeste prelazak sa povremenih evaluacija na kontinuiranu komunikaciju.

Digitalni check-in procesi pomažu da se:

• problemi uoče ranije,

• razvoj planira kontinuirano,

• a menadžeri preuzmu aktivniju ulogu u radu s ljudima.

Automatizacija ovde ne zamenjuje razgovor, ona ga čini redovnim.

HR analitika: kada HR dobije glas za stolom

Bez podataka, HR teško može da:

• utiče na strateške odluke,

• opravda inicijative,

• ili dokaže svoj doprinos.

Automatizacija izveštavanja omogućava HR-u da:

• prati trendove,

• prepozna rizike,

• i govori jezikom biznisa.

Ovo je trenutak kada HR prestaje da „traži podršku“ i počinje da je gradi argumentima.

Zašto automatizacija često ne uspe

Najčešći razlog neuspeha automatizacije nije tehnologija, već:

• loše definisani procesi,

• nedostatak edukacije,

• otpor promenama.

Automatizovati loš proces znači samo ga raditi brže i sve lošije.

Automatizacija kao temelj modernog HR-a

Automatizacija HR zadataka nije cilj sama po sebi.Ona je osnova na kojoj se grade:

• kvalitetni odnosi,

• razvoj zaposlenih,

• zdrava kultura,

• i HR koji ima uticaj.

Koliko vremena vaš HR tim može da vrati sebi?

U praksi, kompanije koje pametno automatizuju HR procese oslobađaju desetine sati mesečno koje ulažu u:

• razvoj ljudi,

• jačanje liderstva,

• i strateške HR inicijative.

U HR Xcel-u pomažemo organizacijama da automatizaciju:

• postave smisleno,

• povežu s kulturom,

• i uvedu je bez otpora zaposlenih.

Zakažite besplatnu konsultaciju (30 minuta – bez obaveza)

Zakaži Konsultaciju